Remote organisiert von Wien nach Panama
Internationale Events ohne Grenzen
Im Mai 2022 realisierte SMILE & Arts ein internationales Großevent, das eindrucksvoll zeigt, wie leistungsfähig modernes Remote-Eventmanagement in Kombination mit lokaler Expertise sein kann. Die Veranstaltung wurde vollständig von Wien aus geplant, koordiniert und gesteuert – umgesetzt vor Ort in Panama gemeinsam mit einem starken lokalen Partnernetzwerk.
Trotz einer außergewöhnlich kurzen Vorbereitungszeit von nur zehn Tagen gelang es, ein Event mit 135.000 Teilnehmenden erfolgreich umzusetzen – als Hybrid-Veranstaltung, die gleichzeitig vor Ort stattfand und weltweit per Live-Stream übertragen wurde.
Hybrid-Event mit maximaler Reichweite
Die Veranstaltung war als Hybrid-Event konzipiert und vereinte das Beste aus zwei Welten:
eine hochprofessionelle Live-Veranstaltung vor Ort in Panama sowie eine globale Online-Teilnahme per Stream. Tausende Gäste waren physisch anwesend, während ein internationales Publikum das Event zeitgleich digital verfolgte.
Ein zentrales Element war die mehrsprachige Ausrichtung: Das Event wurde live in sieben Sprachen übersetzt, um allen Teilnehmenden – unabhängig von Herkunft oder Sprache – ein gleichwertiges Erlebnis zu ermöglichen. Die Übersetzungen wurden sowohl in der Venue über Radiofrequenz-Empfänger als auch online im Live-Streamausgespielt.
Organisation aus Wien – Umsetzung in Panama
Ein wesentliches Merkmal dieses Projekts war die vollständige Remote-Organisation aus Wien. Sämtliche konzeptionellen, organisatorischen und technischen Entscheidungen wurden von SMILE & Arts zentral gesteuert. Dazu zählten unter anderem:
- Gesamtprojektleitung und Zeitplanung
- Koordination aller Gewerke
- Definition technischer Anforderungen
- Steuerung der Übersetzungs- und Hybrid-Workflows
- Abstimmung zwischen internationalen Stakeholdern
Parallel dazu arbeitete SMILE & Arts mit einem lokalen Partner in Panama, der sämtliche logistischen und operativen Leistungen vor Ort übernahm. Dieses Zusammenspiel aus zentraler Steuerung und lokaler Umsetzungermöglichte maximale Effizienz, Kostentransparenz und Flexibilität.
Lokale Partner als Schlüssel zum Erfolg
Der lokale Partner in Panama stellte alle notwendigen Ressourcen bereit, die für die Durchführung eines Events dieser Größenordnung erforderlich waren, darunter:
- Lanyards & Eventbranding
- Hostessen und Veranstaltungspersonal
- Event-T-Shirts und Crew-Bekleidung
- Einlass- und Akkreditierungstechnologie
- Radiofrequenz-Übersetzungsgeräte
- Technische Infrastruktur vor Ort
SMILE & Arts übernahm dabei die Auswahl, das Briefing und die Koordination aller lokalen
Dienstleister – vollständig remote. Die hohe Qualität der lokalen Umsetzung zeigte eindrucksvoll, dass professionelle Events nicht zwingend physische Präsenz der Agentur vor Ort erfordern, sondern vor allem Erfahrung, Prozesse und verlässliche Netzwerke.
Mehrsprachigkeit als integraler Bestandteil
Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor war die mehrsprachige Eventstruktur. Die simultane Übersetzung in sieben Sprachen erforderte:
- präzise technische Abstimmung
- zuverlässige Backup-Strategien
- erfahrene Dolmetschteams
- reibungslose Signalverteilung
Alle Sprach- und Technikprozesse wurden von SMILE & Arts geplant, getestet und überwacht. Die Übersetzungen liefen stabil und synchron – sowohl für die Gäste vor Ort als auch für das internationale Online-Publikum.
Arbeiten unter Zeitdruck – mit klaren Prozessen
Besonders herausfordernd war die extrem kurze Vorbereitungszeit von nur zehn Tagen. Möglich wurde die erfolgreiche Umsetzung durch:
- klar strukturierte Projektprozesse
- schnelle Entscheidungswege
- eingespielte internationale Partner
- zentrale Kommunikation
- hohe technische Kompetenz
SMILE & Arts bewies in diesem Projekt eindrucksvoll, dass auch komplexe Großveranstaltungen unter Zeitdruck professionell und sicher realisiert werden können.
Fazit: Events ohne Grenzen – vor Ort oder remote
Dieses Projekt steht exemplarisch für den Ansatz von SMILE & Arts:
Egal ob vor Ort, hybrid oder vollständig remote – wir machen Events möglich.
Dank internationaler Erfahrung, technischer Expertise und einem weltweiten Netzwerk an lokalen Zulieferern und Technikprovidern ist SMILE & Arts in der Lage, Veranstaltungen über Länder- und Kontinentgrenzen hinwegerfolgreich umzusetzen.
Ob Wien, Panama oder jeder andere Ort der Welt – wir finden die passenden Partner, koordinieren alle Gewerke und sorgen dafür, dass Visionen Realität werden.
